Đề Xuất Triển Khai Lark × KiotViet FNB

1. Hiểu Biết Về Nhu Cầu

⚠️ Hiện trạng & Pain Points

Quán ốc vỉa hè dự kiến 50 bàn, 10 nhân viên. Chưa đi vào hoạt động, đang tìm kiếm giải pháp quản lý trước khi khai trương.

Nhược điểm nếu vận hành thủ công (không có phần mềm):

Gọi món, order viết tay trên giấy → dễ nhầm, thất lạc, bếp nhận chậm
Thanh toán tính nhẩm + máy tính → sai sót, thất thoát tiền
Không biết tồn kho thực tế (ốc, hải sản, rau, bia) → hết hàng không biết, đặt thừa hoặc thiếu
Không theo dõi được hao hụt (ốc chết, hàng hỏng, hết date)
Không biết chi phí NVL thực tế cho từng món bán ra
Doanh thu ghi sổ → không xem được báo cáo nhanh, không biết ngày nào lãi/lỗ
Không có dữ liệu để quản lý 10 nhân viên (ca làm, doanh thu theo người)

✅ Giải pháp đề xuất: Full Stack

Thành phần	Vai trò	Chi tiết
KiotViet FNB	POS — Bán hàng	Order tại bàn (mobile/tablet), in bếp, thanh toán, QR menu
Lark	Quản lý vận hành	Chat nhóm, LarkBase (8 tables), Lark Form (phiếu chi, nhập, xuất hủy)
n8n	Integration	Sync tồn kho, hóa đơn, định mức từ KiotViet → LarkBase

✅ Mong muốn & Lợi ích

Mục tiêu	Giải pháp
Quản lý bán hàng chuyên nghiệp	KiotViet FNB: order tại bàn, in bếp, thanh toán
Kéo tồn kho từ KiotViet	Sync API → LarkBase table Tồn kho
Kéo doanh thu/hóa đơn từ KiotViet	Sync API → LarkBase table Hóa đơn chi tiết
Quản lý chi phí trên Lark	Lark Form: Phiếu chi + Phiếu nhập/xuất hủy
Báo cáo tài chính tự động	Dashboard LarkBase: doanh thu - chi phí NVL
Cảnh báo tồn kho	n8n workflow → Lark Bot notify

Kiến Trúc Tổng Thể — Full Stack

🖥️ KiotViet FNB (POS)

⟶ Order, in bếp, thanh toán, quản lý bàn ⟶

📊 LarkBase (8 Tables)

⟵ API Sync (n8n) ⟶

📝 Lark Form — Nhân viên điền phiếu

→

💬 Lark Bot — Cảnh báo tồn kho, báo cáo ngày

10 nhân viên dùng Lark app trên điện thoại để fill form, nhận notify, xem báo cáo

2. Luồng Tính SL Xuất NVL

Tính ROI Cụ Thể

            // Giả định: Quán ốc 50 bàn vỉa hè, doanh thu ~300tr/tháng

            Tiết kiệm/năm = 24tr × 12 = 288,000,000

            Chi phí triển khai = 85,000,000

            KiotViet FNB/năm = 2,400,000

            Care plan năm 1 = 5tr × 12 = 60,000,000

            Tổng chi phí năm 1 = 147,400,000

            ROI năm 1 = (288tr - 147.4tr) / 147.4tr × 100% = 95.4%

            Điểm hòa vốn = 147.4tr / 24tr = ~6.5 tháng

            // Năm 2: chỉ care plan + KiotViet

            Tiết kiệm/năm = 288,000,000

            Chi phí/năm = 60tr + 2.4tr = 62,400,000

            ROI năm 2 = (288tr - 62.4tr) / 62.4tr × 100% = 361%

Ví dụ tính toán cụ thể

Hóa đơn bán trong 30 phút:

5 đĩa Ốc bươu luộc sả
3 đĩa Ốc hương xào me
2 phần Hàu nướng phô mai

Định mức:

1 đĩa Ốc bươu luộc sả = 0.5kg ốc bươu + 0.05kg sả + 0.02kg rau răm
1 đĩa Ốc hương xào me = 0.4kg ốc hương + 0.03kg me + 0.01kg đường
1 phần Hàu nướng phô mai = 2 con hàu + 0.05kg phô mai

→ SL xuất:

NVL	Tính toán	SL xuất	Giá vốn	Chi phí
Ốc bươu	5 × 0.5	2.5kg	85,000	212,500đ
Sả	5 × 0.05	0.25kg	25,000	6,250đ
Rau răm	5 × 0.02	0.10kg	35,000	3,500đ
Ốc hương	3 × 0.4	1.2kg	220,000	264,000đ
Me	3 × 0.03	0.09kg	40,000	3,600đ
Hàu	2 × 2	4 con	35,000	140,000đ
Phô mai	2 × 0.05	0.10kg	180,000	18,000đ
TỔNG CP NVL 30 phút				648,510đ

→ Lợi nhuận gộp 30 phút: 1,182,000 - 648,510 = 533,490đ (45.1%)

3. Kế Hoạch Triển Khai

Tuần 1

Phase 0: Setup KiotViet FNB

Đăng ký tài khoản KiotViet FNB. Setup menu món ăn, giá bán, nhóm món. Cấu hình sơ đồ bàn (50 bàn). Setup kho nguyên liệu, định mức recipe. Phân quyền 10 nhân viên (thu ngân, bếp, phục vụ, QL). Test order, in bếp, thanh toán.

Deliverables: KiotViet FNB hoạt động, menu + bàn + kho + 10 NV setup xong

Tuần 2

Phase 1: Setup LarkBase + Forms

Tạo 8 tables với field types, relations, formulas. Setup 3 Lark Forms (Phiếu chi, Xuất hủy, Nhập hàng). Tạo Views: Dashboard tồn kho, Alerts, Reports. Mời 10 NV vào Lark workspace.

Deliverables: 8 tables hoàn chỉnh, 3 Lark Forms, 10+ views, team on Lark

Tuần 3

Phase 2: n8n Integration

Setup n8n instance, auth KiotViet API. Workflow sync Tồn kho (mỗi 2h), sync Hóa đơn (mỗi 30ph), sync Định mức (1 lần/ngày). Code node tính SL xuất NVL. Workflow cảnh báo tồn kho → Lark Bot.

Deliverables: 5 workflows sync hoạt động, data KiotViet → LarkBase, Bot notify

Tuần 4

Phase 3: Dashboard + Reporting

Dashboard tồn kho + tài chính. Cross-analysis: DT - CP NVL = LN gộp. Chart, pivot, KPI cards. Form validation + attachment handling.

Deliverables: Dashboard hoàn chỉnh, báo cáo LN gộp tự động

Tuần 5

Phase 4: Training + Go-live

Training QL: xem báo cáo, fill form. Training 10 NV: dùng KiotViet POS + Lark Form. UAT end-to-end. Go-live + 1 tháng support.

Deliverables: Team sử dụng thành thạo, UAT pass, Go-live thành công

4. Rủi Ro & Giảm Thiểu

Rủi ro	Khả năng	Tác động	Giảm thiểu
KiotViet API thay đổi	Thấp	Cao	Monitor changelog, fallback manual form
Rate limit KiotViet	Trung bình	Trung bình	Retry logic, batch processing, cache
Nhân viên không quen dùng Form	Trung bình	Trung bình	Training kỹ, UI đơn giản, Lark mobile app
Data sync lỗi	Thấp	Cao	Error alert + daily reconciliation

Rủi ro

Khả năng

Tác động

Giảm thiểu

KiotViet API thay đổi

Thấp

Cao

Monitor changelog, fallback manual form

Rate limit KiotViet

Trung bình

Retry logic, batch processing, cache

Nhân viên không quen dùng Form

Trung bình

Training kỹ, UI đơn giản, Lark mobile app

Data sync lỗi

Thấp

Cao

Error alert + daily reconciliation

5. Kế Hoạch Triển Khai Chi Tiết

Phase	Tuần	Hoạt động	Deliverables
Phase 0 Setup KiotViet FNB	Tuần 1	• Đăng ký KiotViet FNB • Setup menu món ăn, giá bán, nhóm món • Cấu hình sơ đồ 50 bàn • Setup kho nguyên liệu, định mức recipe • Phân quyền 10 NV (thu ngân, bếp, phục vụ, QL) • Test order, in bếp, thanh toán	✅ KiotViet FNB hoạt động ✅ Menu + bàn + kho setup xong ✅ 10 NV có quyền truy cập
Phase 1 Setup LarkBase + Forms	Tuần 2	• Tạo 8 tables với field types, relations, formulas • Setup 3 Lark Forms (Phiếu chi, Xuất hủy, Nhập hàng) • Tạo Views: Dashboard tồn kho, Alerts, Reports • Mời 10 NV vào Lark workspace	✅ 8 tables hoàn chỉnh ✅ 3 Lark Forms ✅ 10+ views theo role ✅ Team on Lark
Phase 2 n8n Integration	Tuần 3	• Setup n8n instance, auth KiotViet API • Workflow sync Tồn kho (mỗi 2h) • Workflow sync Hóa đơn (mỗi 30ph) • Workflow sync Định mức (1 lần/ngày) • Code node tính SL xuất NVL • Workflow cảnh báo tồn kho → Lark Bot	✅ 5 workflows sync hoạt động ✅ Data KiotViet → LarkBase ✅ Bot notify real-time
Phase 3 Dashboard + Reporting	Tuần 4	• Dashboard tồn kho + tài chính • Cross-analysis: DT - CP NVL = LN gộp • Chart, pivot, KPI cards • Form validation + attachment handling	✅ Dashboard hoàn chỉnh ✅ Báo cáo LN gộp tự động
Phase 4 Training + Go-live	Tuần 5	• Training QL: xem báo cáo, fill form • Training 10 NV: dùng KiotViet POS + Lark Form • UAT end-to-end • Go-live + 1 tháng support	✅ Team sử dụng thành thạo ✅ UAT pass ✅ Go-live thành công

Phase

Tuần

Hoạt động

Deliverables

Phase 0
Setup KiotViet FNB

Tuần 1

• Đăng ký KiotViet FNB
• Setup menu món ăn, giá bán, nhóm món
• Cấu hình sơ đồ 50 bàn
• Setup kho nguyên liệu, định mức recipe
• Phân quyền 10 NV (thu ngân, bếp, phục vụ, QL)
• Test order, in bếp, thanh toán

✅ KiotViet FNB hoạt động
✅ Menu + bàn + kho setup xong
✅ 10 NV có quyền truy cập

Phase 1
Setup LarkBase + Forms

Tuần 2

• Tạo 8 tables với field types, relations, formulas
• Setup 3 Lark Forms (Phiếu chi, Xuất hủy, Nhập hàng)
• Tạo Views: Dashboard tồn kho, Alerts, Reports
• Mời 10 NV vào Lark workspace

✅ 8 tables hoàn chỉnh
✅ 3 Lark Forms
✅ 10+ views theo role
✅ Team on Lark

Phase 2
n8n Integration

Tuần 3

• Setup n8n instance, auth KiotViet API
• Workflow sync Tồn kho (mỗi 2h)
• Workflow sync Hóa đơn (mỗi 30ph)
• Workflow sync Định mức (1 lần/ngày)
• Code node tính SL xuất NVL
• Workflow cảnh báo tồn kho → Lark Bot

✅ 5 workflows sync hoạt động
✅ Data KiotViet → LarkBase
✅ Bot notify real-time

Phase 3
Dashboard + Reporting